Knivsta kommun har en skyldighet att skydda dina rättigheter, värna din integritet och dina personuppgifter.
I det här dataskyddsåtagandet beskrivs hur kommunen samlar in, använder, lagrar och delar dina personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning och lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning.
Knivsta kommun består av ett antal nämnder. Varje nämnd anses vara en egen myndighet och är personuppgiftsansvarig inom sitt ansvarsområde. Detta åtagande är gemensamt för alla nämnder inom kommunen. Närmare upplysningar om dina personuppgifter kan lämnas av respektive nämnd.
När vi i detta åtagande talar om Knivsta kommun eller kommunen syftar vi på uppgifter och upplysningar som är gemensamma för alla nämnder.
Utöver detta åtagande har varje nämnd beslutat om en dataskyddsriktlinje som gäller de specifika personuppgifter som förekommer i den nämndens verksamhet.
Dessa personuppgifter samlar vi in
Personuppgifter samlas normalt in direkt från dig eller registreras i samband med ärendehandläggning (såsom ansökningar eller anmälningar) eller faktiskt handlande (såsom utbildning eller omvårdnad).
Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller för att kontrollera att uppgifterna vi samlat in är korrekta.
De personuppgifter som vi samlar in kan i många fall delas in i följande kategorier:
- Identitetsuppgifter: Personnummer/samordningsnummer, namn, IP-nummer. När kommunen fattar beslut, efterfrågar eller lämnar upplysningar behöver vi veta vem du är.
- Kontaktuppgifter: Telefonnummer, postadress, mejladress. För att kunna hålla kontakten med dig, för upplysningar eller meddelanden behöver vi dina kontaktuppgifter.
- Handläggningsuppgifter: För att besluta om förmåner och service som kommunen tillhandahåller, men också för att kunna genomföra tillsyn och rättssäkra ingripanden är det nödvändigt att vi får del av relevanta omständigheter om dig.
- Bilder och inspelningar: Fotografier och ljud- och bildinspelningar där identifierbara personer förekommer. För att säkrare, tydligare och mer tillgängligt dokumentera den kommunala verksamheten, för kamerabevakning i ordnings- och säkerhetssyfte, som underlag för beslut och för undervisningsändamål kan kommunen samla fotografier och ljud- och bildinspelningar.
I vissa av våra register förekommer känsliga personuppgifter, exempelvis om din hälsa. För varje nämnd finns en sammanställning över vilka personuppgifter som behandlas. Av den sammanställningen framgår också om känsliga personuppgifter behandlas.
Kommunen samlar också in personuppgifter från tredje part, till exempel folkbokföringsregister, fastighetsregister, bolagsregister och kreditupplysningsföretag eller sakkunniga såsom läkare, psykolog, miljöingenjör om det behövs för att handlägga ditt ärende. Vi tar också emot personuppgifter från andra myndigheter, när den myndigheten har en skyldighet att informera kommunen om något eller efterfrågar en upplysning som kommunen behöver lämna ut.
På dessa rättsliga grunder behandlar kommunen dina personuppgifter
För att det ska vara tillåtet att behandla personuppgifter måste det alltid finnas ett stöd i dataskyddsförordningen, en så kallad rättslig grund enligt förordningens artikel 6. Flera rättsliga grunder kan vara relevanta samtidigt:
Allmänt intresse och myndighetsutövning
Nämnderna i Knivsta kommun är myndigheter, vars verksamhet alltid ska bygga på lag eller myndighets beslut. Denna verksamhet anses vara av allmänt intresse. När kommunen fattar beslut, arkiverar handlingar, tillhandahåller omvårdnad, undervisning eller annan service till dig eller någon annan behandlar vi dina personuppgifter på denna rättsliga grund.
Rättsliga förpliktelser
Dina personuppgifter kan komma att behandlas för att uppfylla rättsliga förpliktelser som kommunen har. Det kan exempelvis vara bokföringsskyldighet som tvingar oss att spara dina personuppgifter, skyldighet att lämna uppgifter till myndigheter, skyldighet att ta emot uppgifter från myndigheter eller att verkställa beslut från domstolar.
Fullgörande av avtal
I flera situationer kan du vara part i ett avtal med kommunen. Det kan vara både som köpare och säljare, abonnent, uthyrare eller hyresgäst. Kommunen behöver då samla in, kontrollera och behandla personuppgifter inför och vid tecknandet av avtal med dig för att dokumentera, administrera och utföra det som krävs för att inleda och fullgöra avtalet.
Intresseavvägning
Det kan i vissa fall vara tillåtet för kommunen att behandla dina personuppgifter efter en intresseavvägning. Det krävs då att behandlingen är nödvändig för berättigade intressen som väger tyngre än den registrerades intresse av skydd för den personliga integriteten. Barn ska anses vara särskilt skyddsvärda vid en sådan intresseavvägning. Ett berättigat intresse för personuppgiftsbehandling kan föreligga om du har ett rättsförhållande med kommunen, exempelvis som kund eller som anställd. Kommunen kan inte stödja sin personuppgiftsbehandling på en intresseavvägning om den sker som ett led i myndighetsutövning.
Samtycke
För att samtycke ska vara en giltig rättslig grund för personuppgiftsbehandlingen krävs bland annat att samtycket är fullt frivilligt och att det ska vara ett reellt alternativ att avstå. En myndighet kan i princip inte grunda sin personuppgiftsbehandling på samtycke när den beslutar om pålagor eller betydande förmåner.
När vi tillhandahåller helt frivillig kommunal service eller information, kan samtycke användas som rättslig grund för vår personuppgiftsbehandling.
Känsliga personuppgifter
Behandling av personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning betraktas som känsliga personuppgifter vars behandling kräver än större varsamhet och tydligare rättslig grund än annan personuppgiftsbehandling.
Känsliga personuppgifter får behandlas av en myndighet med stöd av artikel 9.2 g i EU:s dataskyddsförordning
- om uppgifterna har lämnats till myndigheten och behandlingen krävs enligt lag,
- om behandlingen är nödvändig för handläggningen av ett ärende, eller
- i annat fall, om behandlingen är nödvändig med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse och inte innebär ett otillbörligt intrång i den registrerades personliga integritet.
Automatiserat individuellt beslutsfattande
Vi kan använda oss av helt automatiserat individuellt beslutsfattande om det är tillåtet enligt lag eller annan författning, om dessa författningar fastställer ett skydd för dina rättigheter, friheter och berättigade intressen.
När vi använder oss av ett helt automatiserat beslutsfattande ska vi informera dig om de faktorer som används i beslutet, vad detta innebär och vilka konsekvenser det kan få för dig.
Vem kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till?
För Knivsta kommun gäller offentlighets- och sekretesslagen och offentlighetsprincipen vilket innebär att personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar kan komma att lämnas ut till frågeställaren.
Vi lämnar också ut personuppgifter till myndigheter i den omfattning vi har en rättslig skyldighet att göra det. Det kan exempelvis vara socialnämnden, Skatteverket, polisen, SCB och tillsynsmyndigheter.
Kommunen anlitar leverantörer för en mängd tjänster, exempelvis vårdpersonal, hantverkare, åkerier och drift och underhåll av våra datorsystem. Dina personuppgifter kan komma att hanteras av dessa leverantörer. Vi har alltid ett giltigt personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören som säkrar din integritet och dina rättigheter.
